一、总  则

1. 行政和秘书工作对KLOCAW的整个科研工作起着极其重要的支撑和保障作用。秘书工作应最大限度地将科研人员从繁琐的事务中解脱出来，为他们分忧。为了保证KLOCAW的行政秘书工作全力、高效运转，进一步保证研究工作的顺利开展和研究室的正常运转，增强服务意识，特制定本条例。

二、义务和职责

2. 行政副主任：

（1）维持实验室的正常运行，负责上级部门、研究所各项工作的落实；

（2）科研环境的维护，提供良好办公条件；

（3）运行费的使用管理，设备的更新、引进；

（4）安全保卫、保密工作及文件的分发和各种措施的落实；

（5）科研资源的分配和管理。

3. 主任助理：

（1）协助主任处理日常工作和科业务管理；

（2）科研档案的整理、归类、管理、数据积累，填报业务报表；

（3）起草各类通知、年终总结和规章制度；

（4）开放课题、客座研究人员的管理；

（5）筹办学术年会、学术委员会会议及其他会议和活动；

（6）编辑年报，技术报告的规划和出版；

（7）外事活动接待和安排。

4. 设备管理：

（1）保证计算机、出海设备的完好，日常维护和保养，设备档案、资料的收集、整理；

（2）应用软件的引进和开发；

（3）设备使用人员的初级培训。

5. 秘书：

（1）科技文章、各种材料的录入、排版、打印；

（2）维护微机室的微机和打印机，复印机的正常运行；

（3）传真机、电话的管理与维护；

（4）按时每天收发信件、报纸；

（5）为全室人员报销、领支票；

（6）发放奖金、津贴；

（7）购置文具、器材等办公用品；

（8）阅览室的管理，客座人员的后勤保障，学术会议的会务工作；

（9）学术报告的准备工作。

（10）网络主页的维护、更新和信息发布。